یک روایت مشترک بسازید
عنوان پروژه، متقاضی، محصول، محل اجرا و هدف درخواست باید در مدارک مختلف به یک پروژه اشاره کنند. اگر ظرفیت یا دامنهٔ اجرا تغییر کرده، تفاوت نسخه‌ها را توضیح دهید. داشتن چند فایل بیشتر لزوماً به معنی داشتن پروندهٔ روشن‌تر نیست.
برای هر عدد، منشأ نگه دارید
برای اعداد سرمایه‌گذاری، ظرفیت، فروش و هزینه مشخص کنید از کدام مدرک، کدام تاریخ و کدام فرض آمده‌اند. مبلغ بدون واحد پول، ظرفیت بدون دورهٔ زمانی و برآورد بدون تاریخ، مقایسه را دشوار می‌کند. در صورت تعارض، هر دو مقدار را همراه منشأ نگه دارید تا کارشناس دربارهٔ آن تصمیم بگیرد.
کمبود اطلاعات را قابل پیگیری کنید
برای مدارک ناقص یک فهرست درخواست تکمیل تهیه کنید: چه چیزی لازم است، چرا لازم است، چه کسی آن را فراهم می‌کند و چه زمانی انتظار می‌رود آماده شود. کمبود اطلاعات با رد طرح یکسان نیست؛ وضعیت پرونده باید این تفاوت را روشن کند.
نظر کارشناس را از خروجی ابزار جدا ثبت کنید
خروجی ابزار می‌تواند به مرور اطلاعات و طرح پرسش کمک کند. کارشناس باید بتواند موافقت، مخالفت یا موافقت مشروط خود را همراه دلیل ثبت کند. تصمیم نهایی و شروط آن نیز باید قابل بازخوانی باشد؛ این تفکیک در بررسی دوبارهٔ پرونده اهمیت دارد.
این پرسش‌ها را به پروژهٔ خودتان بیاورید.
ایده‌تان را مطرح کنید و از همان‌جا گفت‌وگو را ادامه دهید.
شروع مسیر ایده